第一章  总则

第一条  为加强我校本科学生档案管理工作，使我校本科学生档案管理更加规范化、科学化，充分发挥档案在本科学生管理工作中的重要作用，根据《高等学校档案管理办法》，并结合我校实际情况，特制定本办法。

第二条  本办法适用于在我校正式注册并参加正常学习活动的全日制普通本科学生。

第三条  学生工作部（处）武装部对本科学生档案实行统一管理，各学院及有关部门协助学生工作处做好档案材料的收集和整理工作。

第二章  建档内容及要求

第四条  新生入学时档案材料应包括《高中学籍卡》、《高中毕业生登记表》、《高考报名登记表》、《高考体检表》、《高考志愿表》等内容，如材料不全，本科学生本人应与其所在高中学校联系将材料补齐。

第五条  在校期间本科学生档案应不断充实如下内容：

（一）吉林财经大学本科学生登记表；

（二）学年本科学生总结鉴定表；

（三）本科学生入学和毕业时的体检表；

（四）本科学生成绩单；

（五）国家助学贷款还款确认书（在毕业前未偿还国家助学贷款的学生）；

（六）在校期间获得奖励或荣誉相关材料；

（七）在校期间纪律处分的材料；

（八）党团组织材料；

（九）毕业论文成绩；

（十）高等院校毕业生登记表；

（十一）其他应装入档案的材料。

第六条  档案材料必须真实、完整，文字清晰，规定有组织审查盖章的，必须加盖公章，有需要个人签名处必须由本人亲自填写。各学院对提供的本科学生档案要进行复查，确保材料的真实性，复查合格建立档案目录。

第三章  档案的归档及清理

第七条  新生入学取得学籍后，按录取名单核对无误，更换档案袋，登记注册编号。各学院学生工作办公室负责清查本科学生高中档案，档案不全的本科学生需向原高中索要档案。

第八条  新生入学后，填写《吉林财经大学学生登记表》等有关材料，由各学院辅导员老师于每年十月中旬进行整理、归档。对于本科学生属实存在档案部分丢失的情况，应出据相关书面证明，由本科学生本人确认签字后入档。

第九条  本科学生学年总结鉴定表每年十月份组织本科学生进行填写，由各学院辅导员老师于每年十二月进行整理、归档。

第十条  本科学生在校期间的奖惩材料由各学院辅导员老师于每年十二月进行整理、归档。

第十一条  团员的入团材料在其被批准的半个月内归档；学生的入党材料（入党积极分子、重点积极分子材料）由各学院辅导员老师在学生毕业前统一整理、归档；预备党员、党员材料由各学院学生办公室统一归档。

第十二条  国家助学贷款还款确认书、高校毕业生登记表��本科学生成绩单、毕业生体检表、论文成绩等材料均由学院辅导员老师在本科学生毕业前统一整理、归档。

第十三条  没有保存价值的材料，如过时的档案目录、转递材料信件、回执、高考试卷等，要从档案中抽出。

第四章  档案传递、借阅及保管

第十四条  新生入学报到时应及时将本人档案交给所在学院，学院收齐后应将新生入学相关表格转入档案，并在新生入学一个月内移交到学生工作部（处）武装部。每年四月份学生工作处清查应届毕业生档案，清查无误后转交各学院学生工作办公室。

第十五条  本科学生因毕业、升学、转学、退学、出国、开除或者死亡等原因产生学籍变动，应及时将档案转出。学生工作部（处）武装部应确保材料完整齐全，按照规定整理装订，粘贴封条，加盖公章，严禁扣留材料。

第十六条  本科学生毕业时自带档案或将档案留存在学校保管的须办理相关手续，由本人或其代理人签名。应届本科毕业生考取研究生，需提前调档时，必须持调档函，并办理相关手续。用人单位提取本科毕业生档案时，必须持单位人事部门介绍信和本人身份证或工作证，方可提取档案。

第十七条  本科学生在校期间若因特殊需要借阅档案，须由其辅导员老师到学生工作部（处）武装部借阅，原则上不针对本科学生个人办理档案借阅的有关事宜。

第十八条  校内各机关部门因工作需要可查阅有关本科学生档案；校外单位因工作等其他需要查阅本科学生档案时，必须由二人以上持单位介绍信，说明查询内容和目的，经有关领导批准后方可查阅。

第十九条  凡借阅的档案要严格保管，遵守保密制度，不得私自复制、拍照，不得在档案材料上批注、划线、剪裁或者涂改，不得随意从档案中撤换材料，违者将严肃处理。

第二十条  档案由学生工作部（处）武装部学生管理科指定专人负责管理。档案管理人员要严格遵守保密制度，严格管理。

第五章  附则

第二十一条  本办法自发布之日起开始执行，原文件自行废止，本办法最终解释权归学生工作部（处）武装部。